Benvenuti nella Huddle Room

La Digital Transformation costringe le aziende a ripensare anche i luoghi di lavoro, creando nuove aree funzionali per aumentare produttività e competitività.

Gioie e dolori dell'open space

Dalla fine degli anni 90, le aziende creative si sono organizzate sul modello open space: grandi ambienti condivisi in cui far circolare liberamente le idee, favorire lo scambio e la condivisione. A distanza di anni, il mondo del lavoro è profondamente cambiato e questi spazi richiedono un ripensamento.

Se è vero che favoriscono la spontanea collaborazione, sono però fonte di distrazione. Secondo alcuni studi, pregiudicano la produttività e addirittura incentivano le assenze. Provate a immaginare una conference call in un luogo continuamente attraversato da altre persone o con un fastidioso rumore di fondo. Oppure immaginatevi alle prese con una task di lavoro che richiede concentrazione e un collega passa a salutarvi o a interpellarvi... è stato calcolato che il tempo medio per tornare in un uno stato mentale produttivo è di quasi mezz'ora. A volte potreste aver bisogno di organizzare colloqui personali con un collega, un collaboratore o un aspirante tale, ma la sala riunioni è occupata e comunque sarebbe sovradimensionata per l'esigenza. Oppure avete bisogno di fare il punto su una lavorazione in corso con un gruppo ristretto, ma la sala riunioni non è disponibile e tenendo l'incontro nell'open space disturbereste i colleghi.

C'è anche da aggiungere che il modo di lavorare è cambiato. Il diffondersi del telelavoro e delle collaborazioni intermittenti ha liberato spazi e workstation nelle aziende, che rischiano di restare inutilizzati. In più, le nuove generazioni, i cosiddetti millennials, hanno un approccio diverso al lavoro. Cercano la collaborazione e la multiculturalità, il lavoro in team, adorano la tecnologia e costituiranno il 40% della forza lavoro entro il 2020.

Huddle Room, una nuova risorsa

Ci sono quindi tutte le condizioni per ripensare l'open space, rendendo più produttivo, oltre al luogo di lavoro, anche il modo di lavorare. Per questo è nata l'Huddle Room, dal verbo inglese "to huddle", che significa "accalcarsi, stringersi". Il termine è stato coniato nel 2003 e indica una sala ristretta che può ospitare da due a cinque persone. È facilmente ricavabile da spazi inutilizzati, creando pareti di vetro o di semplice cartongesso, e non richiede grandi investimenti per la dotazione interna.

Nasce come luogo d'incontro informale e tranquillo, in cui tenere incontri o sessioni di lavoro fra poche persone, senza creare disturbo a chi lavora nell'open space. Non è un'alternativa alla sala riunioni: è un luogo diverso, meno istituzionale e "impegnativo", che non richiede prenotazioni e può essere usato per vari scopi.

Versatile e flessibile

La Huddle Room favorisce le riunioni brevi con team ristretti, ma può trasformarsi in postazione di lavoro per collaboratori che solo saltuariamente sono presenti in azienda o per clienti che hanno bisogno di un luogo tranquillo. Può essere usata per partecipare a webinar, tenere colloqui di lavoro, presentazioni, videoconferenze, brainstorming, formazione interna... può essere strutturata e personalizzata secondo le esigenze e la tipologia dell'azienda, l'importante è che resti un luogo informale, in cui sentirsi a proprio agio.

Quick & smart

La Huddle Room non richiede l'impegno economico di una grande sala riunioni: nella sua configurazione più basic, è una stanza con un piano di lavoro, da 2 a 5 sedute e una flipchart. In alcuni casi, le sedute possono addirittura essere assenti, stimolando incontri brevi, oppure rimpiazzate da sgabelli. Può essere dotata di un digital display per presentazioni.e di una connessione per videoconferenze. L'importante è che sia possibile sistemarla e riconfigurarla per i diversi usi in modo rapido, favorendo il continuo alternarsi di attività.

Assenza di distrazioni

Attrezzare la Huddle Room per la videoconferenza significa creare uno spazio più intimo per i meeting a distanza, ideale per le sessioni 1-to-1. L'ambiente è meno dispersivo di una sala riunioni e allo stesso tempo evita le distrazioni di un open space. In questi casi, la Huddle Room va dotata di un'adeguata illuminazione, diffusa e poco contrastata. Il contatto diretto può essere facilitato avvicinando quanto più possibile la telecamera al monitor, in modo che gli interlocutori possano guardarsi negli occhi, senza perdere il contatto visivo. Anche l'audio richiede attenzione, assicurandosi che la voce sia chiara e distinguibile. Così attrezzata, la Huddle Room offre un'esperienza che si avvicina molto a una tranquilla conversazione privata, facilitando la relazione e la produttività.

Incubatore di innovazione

La possibilità di meeting immediati, che non hanno bisogno di pianificazioni né di prenotazioni, favorisce un'atmosfera rilassata e il lavoro collaborativo, che sono da sempre le condizioni necessarie allo sviluppo dell'innovazione. Ecco perché le Huddle Room si stanno diffondendo velocemente nelle aziende.

Spazio al futuro

Economica, versatile, con la capacità di stimolare la creatività, pensata per le attitudini dei millennials: la Huddle Room è oggi uno spazio di lavoro consigliato se non necessario. Richiede spazi limitati, facilmente ricavabili dai grandi open space, e investimenti ridotti quanto a dotazione. Rappresenta quindi un'opportunità di crescita e uno stimolo all'innovazione che garantiscono un importante vantaggio competitivo.

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