La sala riunioni ai tempi della Digital Transformation

Nuovi modi d’incontrarsi, collaborare, confrontarsi: ecco le Q&A per trasformare la Meeting Room in uno strumento che aumenta la produttività in azienda.

La riunione è un momento necessario nella vita di un’azienda, soprattutto in tempi in cui si adotta un’organizzazione del lavoro agile, dove il confronto frequente di obiettivi, progressi e risultati è fondamentale per la riuscita dei progetti.

Tuttavia, la riunione in certi ambienti è ancora vista con sospetto, come fosse una potenziale perdita di tempo. Questo pregiudizio crediamo sia infondato, perché il confronto, la discussione e la condivisione sono indispensabili, tuttavia crediamo sia originato da un’esperienza di “cattive riunioni”, ovvero di incontri complicati e inconcludenti, alla resa dei conti inutili. Non è la riunione in sé a far perdere tempo, quanto la riunione organizzata e gestita male.

Oggi la tecnologia digitale offre strumenti potenti e affidabili per trasformarla in un momento di reale avanzamento dei lavori, partecipato e coinvolgente. Ecco una lista di domande e risposte che ti permetterà di avere più chiaro come realizzare la “riunione perfetta”.

Prima della riunione

Hai stabilito l’oggetto della riunione? Ti sei assicurato che tutti sappiano di cosa si parlerà?

Convocare le persone senza un preciso ordine del giorno fa sì che buona parte del tempo di riunione venga speso per spiegare il motivo della convocazione. L’assenza di punti da discutere favorisce le digressioni e le polemiche, allungando i tempi in modo imprevedibile. Assicurati che tutti i partecipanti arrivino preparati attraverso un sistema di messaging, condividi via rete documenti e informazioni per trovare tutti allineati sui contenuti da affrontare.

Com’è stata programmata la riunione?

Programmare una riunione può essere un’impresa: bisogna verificare le agende di tutti e trovare un’intesa su giorno, luogo e orario. Oggi esistono chatbot che permettono di seguire questa delicata fase, risparmiando tempo e fatica.

La sala era prenotata?

La Meeting Room può essere prenotata e l’incontro inserito nelle agende digitali di tutti i partecipanti, anche di quelli che vi prenderanno parte a distanza, in videoconferenza o in telepresenza. Puoi anche implementare un sistema che, dopo 15 minuti dall’orario d’inizio della riunione, in assenza dei partecipanti annulla la prenotazione, rendendo la sala nuovamente disponibile.

Quando sei arrivato era già tutto pronto?

La riunione tradizionale prevedeva un tempo di set-up per accendere gli impianti, sistemare cavi e connessioni, trovare adattatori, testare i dispositivi… con la possibilità di contrattempi sempre dietro l’angolo. Oggi puoi interagire in remoto con la Meeting Room, rendendola pronta e operativa per l’orario stabilito.

Durante la riunione

Tutti avevano a portata di mano la tecnologia necessaria per partecipare?

Le riunioni possono diventare snervanti quando le persone convocate devono aspettare che si risolva l’intoppo tecnico, ad esempio che salti fuori l’adattatore giusto o che si stabilisca una connessione decente. Oggi ci sono ambienti digitali che permettono di collegarsi in modalità wireless, con la massima semplicità. Il sistema riconosce gli ospiti e li autorizza, collegandoli ai dispositivi presenti: schermi, display touch, proiettori… La possibilità di connettersi con persone non fisicamente presenti nella stessa stanza, ti permette di realizzare Meeting Room più piccole, liberando spazio in azienda.

L’ambiente era propizio alla riunione o la ostacolava?

Audio gracchiante o volume troppo basso, proiezioni che richiedono di oscurare la sala, impedendo di prendere appunti e propiziando il sonno, persone collegate in videoconferenza che non riescono a capire chi sia presente alla riunione e a partecipare attivamente… l’ambiente della Meeting Room è un fattore critico per la riuscita dell’incontro. Sono problematiche che il digitale permette di risolvere agevolmente. Display LED ad alta risoluzione consentono oggi di avere un’immagine chiara e brillante anche in ambienti illuminati, mentre telecamere con ampio angolo di visione permettono a chi è collegato a distanza di avere una visuale completa della sala. Nelle Meeting Room di grandi dimensioni, è possibile anche implementare sistemi di regia automatica, che riconoscono chi sta parlando e lo inquadrano. Sono in via di sperimentazione sistemi di riconoscimento automatico delle persone, in modo che appaia il loro nome e qualifica ogni volta che sono inquadrate. Connessioni stabili, streaming video fluido, rapidità di upload e download di contenuti, sonoro perfettamente udibile, stimolano la partecipazione attiva come mai prima d’ora. I nuovi sistemi di telepresenza, inoltre, sono ben diversi da una semplice conference call o videopresenza: la sensazione di avere davanti la persona in carne e ossa è davvero convincente, grazie anche alla possibilità di guardarla negli occhi e non dentro l’obiettivo di una webcam.

Come sono stati condivisi i contenuti?

Un tempo si usavano semplici lavagne a fogli mobili, obbligando i partecipanti a trascrivere i contenuti. Oggi la connessione wireless permette di lavorare su una lavagna virtuale, immediatamente condivisa da tutti sui propri laptop, tablet o smartphone. La Meeting Room può essere dotata di display Multi-Touch che consentono una reale collaborazione, creando e condividendo contenuti in tempo reale, tagliando tempi e costi. Se una persona non è riuscita a essere presente all’incontro, è possibile registrarlo con i sistemi audio-video presenti nella Meeting Room e condividere in seguito il file.

Dopo la riunione

La riunione è stata produttiva? È stato possibile elaborare report?

I Digital Environment evoluti, oltre a semplificare le operazioni e stimolare la partecipazione di tutti, sono una formidabile fonte di dati. Frequenza delle riunioni, utilizzo dei dispositivi, tempi di permanenza… tutte le informazioni raccolte possono dare indicazioni utili per migliorare la qualità e l’efficienza della Meeting Room.

Un ambiente digitale così concepito trasforma la Meeting Room in un ambiente collaborativo che incoraggia la creatività, incrementa la produttività e favorisce la competitività.

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